فرایند امور اداری و پرسنلی در همه شرکت ها و بنگاهها اقتصادی اعم از اینکه کوچک باشند یا بزرگ از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و نیازمند دقت و رعایت الزامات قانونی مربوط به آن است . امور اداری مانند حضور و غیاب پرسنل ، محاسبه کارکرد آنها ، کارت زنی ، محاسبه جمعه کاری و تعطیلات ، حق بیمه ، پرداخت حقوق و مزایا و بسیاری دیگر باید در نهایت دقت و تبحر انجام شود برای دستیابی به یک چنین هدفی باید انجام امور به افراد متخصص و متبحر سپرده شده و یا اینکه از این افراد مشورت گرفته شود .
با توجه به شناخت موسسات خدمات مالی و حسابداری از روند اجرایی مجموعه های مختلف، این موسسات می توانند در همه زمینه های یاد شده به صاحب آن مشاغل و بنگاههای اقتصادی مشاوره های تخصصی ارائه نمایند .
لیستی از خدمات حسابداری اداری و پرسنلی
انجام امور کارگزینی و استخدامی
امور کارگزینی و استخدام پرسنل مانند آگهی استخدام ، تماس با کاریابی ها ، تهیه فرم های ارائه اطلاعات شخصی و تخصصی ، هماهنگی مصاحبه عمومی و تخصصی بخشی از کارهای مربوط به واحد کارگزینی بوده که واحد مالی شرکتهای باید در این خصوص اقدامات لازم را انجام دهند. آگاهی از امور قانونی مانند اینکه ارائه درخواست به کاریابی ها باعث معافیت های مالیاتی میشود می تواند منافع مالی و حقوقی زیادی برای شرکت به همراه داشته باشد . شرکت ها حتی در صورت داشتن واحد اداری و کارگزینی می توانند با مشاوره گرفتن از موسسات خدمات حسابداری و مالی از بسیاری معافیت ها و امتیازات قانونی بهره مند شوند .
تنظیم و انعقاد قراردادهای کار مدت معین کارکنان ، قراردادهای آزمایشی، قراردادهای تمدیدی،قراردادهای تجدیدی، قراردادهای مشاوره، انتقال، جابجایی، خاتمه خدمت کارکنان و سایر موارد مشابه طبق ضوابط و دستورالعمل های وزارت کار
شرکت ها بر اساس نیاز خود و بر اساس تخصص هایی که احتیاج دارند ممکن است بخشی از پرسنل خود را به صورت تمام وقت و برخی دیگر را پاره وقت و مشاوره ای استخدام کنند که نحوه عقد قرارداد با هر یک از آنها متفاوت بوده و الزامات قانونی مخصوص به خود را دارد .در فرمت هر یک از این قرارداد ها باید موارد قانونی خاصی قید شود و از ذکر برخی دیگر امتناع گردد تا در آینده برای کارفرما و طرف قرارداد وی مشکلات قانونی ایجاد نشود .
پرسنل بعد از پایان قرارداد و تعهد خود به شرکت در صورت لزوم باید معاینات خاصی انجام دهند و سلامت پزشکیشان چک شود و یا اینکه برخی پرسنل نیاز است محل خدمتشان تغییر کند که حتما باید در قرارداد اولیه ذکر شود و یا شرایطی خاص برای تمدید قراردادشان قید گردد همه این موارد می تواند کارفرما و کارگر و یا طرف قرارداد را در پیچ و خم های قانونی گرفتار سازد برای پیشگیری از این رخداد بهترین راه حل مشاوره و کمک گرفتن از افراد خبره در این امور می باشد .
تهیه پرونده پرسنلی به صورت دستی و مکانیزه و نگهداری امن و محرمانه از محتویات آن
شرکتها باید برای همه پرسنل خود یک پرونده کامل پرسنلی داشته و یکسری از مدارک را برای آنها جمع آوری و بایگانی نمایند . عکس پرسنلی ، کپی شناسنامه و کارت ملی ، مدرک تحصیلی، فرم درخواست کار با تمام مشخصات ، گواهی آموزش های طی شده و بسیاری مدارک دیگر که بر حسب نوع کار و تخصص متفاوت است باید در این پرونده جمع آوری گردد.
برخی مدارک در پرونده پرسنلی از اهمیت ویژه ای برخوردار است مانند مشخصات کامل ، آدرس محل زندگی ، ضمانتنامه های کافی در صورت درگیری مالی فرد در شرکت از این دست هستند که فقدان آنها می تواند برای کارفرما دردسر ساز باشد .شرکت ها و بنگاهها اقتصادی می توانند تشکیل پرنده پرسنلی نیروهای خود را به طور کامل به موسسات خدمات مالی سپرده و یا برای اطمینان بیشتر از آنها مشاوره بگیرند .
ثبت نام بیمه ای افراد ، تهیه و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی
تهیه لیست بیمه ، ارائه اطلاعات پرسنل به سازمان تامین اجتماعی باید در فرمت و در موعد های تعیین شده صورت گیرد تا شرکت مشمول جریمه های دیر کرد نگرد . گاهی کارفرما به دلیل عدم اطلاع از قوانین و الزامات تهیه لیست بیمه ممکن است تعداد افراد و یا تخصص های آنها را به دقت و صحت ارائه ننماید و این امر باعث شکایت پرسنل و دعواهای حقوقی گردد برای جلوگیری از یک چنین اتفاقاتی کارفرمایان محترم قطعا باید در در این امور از افراد متخصص استفاده کرده و نسبت به قوانین بیمه ای به روز و آگاه باشند .
کارفرمایان در این خصوص می توانند از موسسات خدمات مالی و حسابداری مشاوره دریافت کنند .
ثبت ، تهیه و تنظیم کارکرد کارکنان و ثبت مرخصی ها و غیبت های روزانه و ساعتی کارکنان، ماموریت، اضافه کاری، شب کاری، نوبت کاری، جمعه کاری و سایر موارد قانونی
برای محاسبه لیست حقوق و دستمزد و پرداخت آن به پرسنل قبل از هر چیز باید حضور و غیاب و مرخصی ها و کارکرد واقعی پرسنل در طول یک ماه مشخص باشد . فاکتورهایی مانند اضافه کاری ، تعطیل کاری ، نوبت کاری ، مرخصی های استحقاقی یا بدون حقوق ، مرخصی استعلاجی به طور مستقیم در میزان حقوق افراد موثر است .
کوچکترین اشتباهی در محاسبه این فاکتور ها می تواند در مبلغ نهایی تفاوت فاحشی ایجاد کرده و موجبات اعتراض پرسنل و یا ضرر وزیان برای کارفرما را فراهم نماید . محاسبه هر یک از این موارد به صورت کاملا روشن در قوانین وجود دارد و فقط کافی است افراد مسئول در این خصوص تخصص و مهار کافی را داشته و نسبت به قوانین هم مطلع باشند که البته به دلیل تغییر قوانین ، شرکت ها باید برای جلوگیری از هر گونه اشتباه و متعاقب آن ضرر وزیان برای شرکت از مشاوره موسسات متخصص بهره‌مند شوند .
نصب ، راه اندازی و پشتیبانی انواع دستگاه های ساعت زنی و ورود و خروج کارکنان
در گذشته نه چندان دور شرکتهای بزرگ و کوچک همگی برای ثبت ورود و خروج پرسنل دفتر های بزرگی داشتند که به طور ماهانه آنها را به انبارها بایگانی می سپردند . اینکه واقعا ثبت ورود و خروج ها و مرخصی یا ماموریت های بین روز به صورت دستی و کاغذی چقدر می توانست سخت و خطاپذیر باشد قابل توصیف نیست.
در سالهای اخیر دستگاهها کارت زنی ، ثبت اثر انگشت برای تسریع و تسهیل ثبت ورود و خروج پرسنل ایجاد شده است که البته بسیار کارآمد هم بوده اما به شرطی که خرید و نصب و پشتیبانی این دستگاهها از شرکت های معتبر و متخصص انجام گیرد تا همه چیز به دقت ثبت گردد در غیر این صورت خود این دستگاهها می تواند مشکلات بیشتری را برای شرکت ها ایجاد کنند .
تهیه لیست های حقوق و مزایای کارکنان، تهیه لیست های بیمه ای و پرداخت حقوق و مزایای ماهیانه کارکنان و تهیه و توزیع فیش حقوق به نیابت از کارفرما
برخی شرکتهای به خصوص شرکتهای کوچک و شرکت هایی که دارای شعبه در ایران بوده و شعبه اصلی آن در خارج از کشور می باشد تمایلی به استخدام پرسنل زیاد برای انجام امور خود نبوده و ترجیح می دهند برخی کارها به طور غیر مستقیم به دست موسسات مشاوره ای انجام شود .
مثلا شرکت های کوچک برای واحد اداری و کارگزینی خود نیرویی استخدام نمی کنند و فقط خود نگهبان ورود و خروج پرسنل را ثبت کرده و در پایان ماه لیست تهیه شده به این موسسات ارائه می شود و بقیه کارها از قبیل محاسبه حقوق .، تهیه لیست بیمه و غیره توسط این موسسات انجام شده و بعد از پرداخت حقوق خود این موسسات هم فیش حقوقی برای پرسنل صادر کرده و به آنها می دهند .
